Best-practice voor professioneel vrijwilligerswerk

De kleine ontwikkelingsorganisatie: Volgens berichten in de media steeds interessanter voor particuliere donateurs: Ze zijn transparant in hun doelstelling, succesvol in de projecten die zij uitvoeren in een ontwikkelingsland en hebben vaak lage overhead-kosten. Maar hoe doen die kleinere organisaties dat met betrekking tot hun vrijwilligers, zeker als ze succesvol blijven en groeien? Hoe binden ze hun vrijwilligers en blijft de organisatie doen waar ze goed in is. In dit artikel wordt dit aan de hand van een case nader beschreven [1].

Van klein naar groter

Kleinere non-profitorganisaties zijn er in vele soorten en maten. Onderzoek geeft aan dat particulieren veel vertrouwen hebben in deze kleinere organisaties [2]. Vaak zijn deze organisaties ontstaan uit kleine particuliere initiatieven. Met een beperkte groep mensen wordt dan in de eigen tijd gewerkt aan een specifiek project. Donateurs rondom dergelijke kleinere organisaties worden met name enthousiast van de concrete resultaten die deze organisaties bereiken en de grote betrokkenheid van de vrijwilligers [3]. Enkele van deze kleinere organisaties zijn zo succesvol, dat ze langzaam maar zeker groeien, en meer projecten gaan oppakken. Deze organisaties kiezen daarin ieder hun eigen weg, en kiezen voor een bepaalde mate van professionalisering. Voorbeelden hiervan zijn het aannemen van vrijwilligers die overdag bereikbaar zijn voor geïnteresseerden, het ontwikkelen van een strakkere taakverdeling, het opzetten van een professionele administratie of het aanvragen van keurmerken. Vrijwilligersorganisaties worden in dit werk ook geholpen, bijvoorbeeld door een organisatie als het CIVIQ, die vrijwilligersorganisaties ondersteunt bij hun professionalisering [4].

Box 1: De SDSP

De SDSP is in 1995 door particulieren opgericht en werkt met een grote groep vrijwilligers. Het aantal projecten van de SDSP ligt tussen de 20 en 30, met een projectbudget tussen de 2000 Euro en 100.000 Euro. De SDSP is politiek en religieus neutraal en stelt zich onafhankelijk op. Structurele hulp geven aan de bevolking van Papua-Barat, gebaseerd op initiatieven vanuit Papua-Barat, staat voorop. De Papoea bevolking kan de eigen identiteit en cultuur behouden door een duurzame samenleving op te bouwen waarin gezondheidszorg, onderwijs, huisvesting en economie goed zijn ontwikkeld.

De SDSP werkt voornamelijk met enthousiaste jonge mensen die de gelegenheid krijgen praktijk ervaring op te doen met ontwikkelingswerk. Dit kan van grote invloed zijn op hun verdere maatschappelijke loopbaan. Alle betrokkenen werken op vrijwillige basis bij de SDSP.

Methode van onderzoek
Bij de Stichting Duurzame Samenleving Papua Barat (SDSP) is in 2005 een onderzoek uitgevoerd naar de wijze waarop de organisatie verder kon professionaliseren door middel van een (deels nader te ontwikkelen) vrijwilligersbeleid. Het was voor de SDSP belangrijk om duidelijkheid te krijgen over hoe vrijwilligers worden ingezet binnen de stichting, om conflicten en ongelijke behandeling te voorkomen, om vrijwilligers te stimuleren en om betrokkenheid te vergroten bij het goed afronden van projecten.

In het onderzoek is aandacht besteed aan de toegevoegde waarde van het werken met vrijwilligers, is onderzocht wat precies onder vrijwilligerswerk wordt verstaan en op welke wijze in de strategie en de doelstelling van de organisatie het vrijwilligersbeleid terugkomt. Door middel van documentanalyses, literatuurstudie en het houden van een vrijwilligerstevredenheidsonderzoek (VTO) is deze informatie onderzocht. Ook zijn diverse verdiepende gesprekken gevoerd met vrijwilligers binnen de organisatie, is de groeimeter van het CIVIQ uitgevoerd en is een Risico Inventarisatie en Evaluatie uitgevoerd (RI&E) [5].

Box 2: Nederlandse hulp aan Papua Barat

Het is ruim een eeuw geleden dat Nederland een eerste bestuurspost in Paua-Barat (voormalig Nederlands Nieuw-Guinea) vestigde. In deze afgelopen 100 jaar heeft ons land zich op verschillende manieren met de Papoea's bemoeid maar het heeft deze zeer kwetsbare bevolkingsgroep, op enkele initiatieven na, sinds de dekolonisatie weinig aandacht meer gegeven. Ook de grotere hulporganisaties lijken de Papoea's in de binnenlanden te zijn vergeten.

Functieomschrijvingen
De belangrijkste bevinding uit het onderzoek is de behoefte aan duidelijkheid van de functies van vrijwilligers. De SDSP is een organisatie met een harde kern van 10 vrijwilligers. Drie daarvan werken op het gesponsorde kantoor van de stichting. Daaromheen is een organisatie gevormd met 40 andere vrijwilligers die tussen de 1 tot 5 dagen per maand aan het werk zijn voor de organisatie. Daarnaast werken regelmatig studenten aan een stage- of praktijkopdracht voor de stichting. Communicatie gaat veel via de e-mail en door middel van telefoongesprekken. Hierdoor zijn de lijnen kort en direct. Het vereist echter ook duidelijkheid voor alle betrokkenen voor welk onderdeel van het werk zij opgesteld staan.

Door gebruik te gaan maken van functieomschrijvingen zoals die ook in het bedrijfsleven, de overheid en de non-profit sector worden gebruikt [6], is meer helderheid ontstaan over de functies van alle vrijwilligers. De meerwaarde is dat vrijwilligers een leidraad hebben voor hun werk, en dat voor iedereen duidelijk is wat de eisen zijn die aan hen gesteld worden. Het werk blijft daarmee wel vrijwillig, maar het is niet vrijblijvend. Zo is bijvoorbeeld voor zowel de vrijwilligers als de stichting duidelijk dat zij bij het uitvoeren van een project ook het schrijven van de eindrapportage onderdeel van het werk is. Ook is duidelijk dat ondermeer het bijhouden van een goede projectadministratie van belang is, bijvoorbeeld voor het verkrijgen van bepaalde certificeringen.

De functieomschrijvingen bevatten elementen als de plaats in de organisatie, de functie-eisen en het bijbehorende profiel. De introductie van functieomschrijvingen heeft tot een hogere tevredenheid van de vrijwilligers geleid, en heeft als extra effect gehad dat met alle vrijwilligers regelmatig gesprekken worden gevoerd over hun 'klussen', de projecten, de werkdruk en hun ambities.

Afspraken maken
Op basis van de functieomschrijvingen is per vrijwilliger persoonsgebonden functieomschrijving gemaakt met het bijbehorende profiel en het specifieke verantwoordelijkheidsgebied van de vrijwilliger. Dit verantwoordelijkheidsgebied is nader uitgewerkt in specifieke taken. Hiervoor is met alle vrijwilligers individueel contact geweest. De persoonsgebonden omschrijvingen maakt voor de vrijwilligers en voor de stichting duidelijk wat de vrijwilligers doen, hoeveel tijd zij daaraan besteden en welke onderwerpen binnen de organisatie meer of minder aandacht krijgen. Dit was vervolgens weer een goede basis voor het opzetten van de capaciteitsplanning en het starten van een wervings- en selectieproces om nieuwe vrijwilligers aan te trekken.

Het maken van persoonsgebonden afspraken lijkt op het eerste zicht een erg zakelijke manier van werken. De praktijk leert echter, dat het effect is dat vrijwilligers de extra aandacht voor hun werk waarderen. Men geeft aan het prettig te vinden om meer duidelijkheid te krijgen over hun inzet en de wederzijdse verwachtingen over hun taken. Daarnaast ontstond er een neveneffect: de professionelere uitstraling van de organisatie heeft gezorgd voor vrijwilligers die meer werk zijn gaan oppakken binnen de organisatie. Andere vrijwilligers hebben heel bewust een stapje terug gedaan, omdat zij zagen dat hun takenpakket niet uitvoerbaar bleek binnen de tijd die zij aan de stichting konden besteden.

Box 3: Cultuurclash

Papoea's dreigen een minderheid op eigen bodem te worden door het Indonesische beleid. Dat is er namelijk op gericht op langere termijn miljoenen mensen van de andere eilanden te laten verhuizen naar Papua-Barat. Het aantal Papoea's bedraagt niet meer dan 1 miljoen in een gebied dat 12 maal zo groot is als Nederland. Hun cultuur en tradities komen daardoor onder druk te staan. De Papoea's raken in de verdringing met de komst van de transmigranten. Daar komt bij dat het merendeel van de Papoea's pas zo'n twee generaties geleden met de 'buitenlandse wereld' in aanraking kwam en geen raad weet met nieuwe culturen, bestuursvormen en technische ontwikkelingen. De Papoea's zijn zich bewust van hun situatie, en hebben een steun in de rug nodig voor de eigen initiatieven om een duurzame samenleving op te bouwen.

Solliciteert een vrijwilliger ook?
De stappen naar een professioneler vrijwilligersbeleid hebben ook geleid tot strakkere procedures voor de werving en selectie van vrijwilligers. Voorheen kende de organisatie vooral kennismakings-gesprekken, waarbij er altijd wel een klus was voor nieuwe vrijwilligers. Nu is die eerste klus onderdeel van een selectietraject. Nu wordt eerst gestart met het bespreken van de wederzijdse verwachtingen die vrijwilligers en organisatie hebben. Dit wordt gedaan aan de hand van de functieomschrijvingen. Na een proeftijd, die meestal bestaat uit een eerste afgebakende serie taken of activiteiten, wordt een persoonsgebonden omschrijving gemaakt voor de vrijwilliger. Tegelijkertijd worden ook andere afspraken vastgelegd, bijvoorbeeld over eventuele onkosten en het gebruik van het kantoor. Voor alle vrijwilligers ligt er een informatiepakket klaar, met een aantal basisdocumenten van de organisatie.

Het gebruik van werving- en selectieprocedures zorgen voor de kandidaat-vrijwilligers voor duidelijkheid vanaf het begin. Het voordeel van deze werkwijze is, dat vrijwilligers een zeer bewuste keuze maken om voor de organisatie aan het werk te gaan. Daarnaast maken ze meer bewust keuzes over de tijdbesteding voor de stichting. Veel mensen die informeren bij de stichting naar vrijwilligerswerk, verwachten in eerste instantie geen formele procedure. Ook nu geldt echter dat de werkwijze zowel voor de vrijwilligers-in-de-dop als voor de organisatie snel duidelijkheid geeft. Daarnaast is de ervaring dat vooral schoolverlaters, jongeren en jonge professionals deze werkwijze als prettig ervaren: de aanpak is vergelijkbaar met de bedrijven waar zij voor hun betaalde baan solliciteren. De aanpak sluit tevens aan bij hun beeld van de moderne, no-nonsense resultaatgerichte organisatie.

Verzekeren en (nog) meer?
De start van een professioneel vrijwilligerbeleid heeft ook gevolgen op andere vlakken dan hiervoor beschreven. Zo zal een vrijwilligersorganisatie die een eigen kantoor heeft of gaat voorzien in werkplekken voor vrijwilligers, zich ook moeten verzekeren. Daarnaast is in het geval van de Stichting Duurzame Samenleving Papua Barat (SDSP) ook een Risico Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) uitgevoerd. Hoewel niet meer verplicht, heeft de uitvoering van de RI&E wel tot enkele aanpassingen geleid van het kantoor, waardoor een veiliger werkomgeving is gecreëerd.

Daarnaast is door het contact met de vrijwilligers gebleken, dat extra kennis gewenst is over de organisatie, of over specifieke onderwerpen zoals projectmanagement en fondsenwerving. De wetgeving op het terrein van vrijwilligerwerk verandert, dus ook vrijwilligersorganisaties moeten een professionele plek kunnen bieden voor de mensen die voor hun organisatie aan het werk zijn [7]. De volgende stap voor de SDSP zal zijn om ook dit aspect mogelijkheden te creëren voor vrijwilligers. Zo worden sponsors gezocht die delen van opleidingen of expertsessies kunnen financieren voor de vrijwilligers.

Box 4: Fact & Figures Papua Barat

Naam was eerder: Irian Jaya. In de Nederlandse tijd: Nederlands Nieuw Guinea. Meest oostelijke Provincie van Indonesië
Oppervlakte 12 maal zo groot als Nederland.
Afstand noord-zuid is circa 740 kilometer en oost-west 2400 kilometer.
Inwoners 1,5 tot 2 miljoen, van wie ca. 900.000 autochtonen verdeeld over 350 stammen.
Landschap: Uitgestrekte tropische regenwouden, doorsneden door grote en kleine rivieren. Langs de zuidkust grote vloedbossen en moerassen. In het binnenland zeer moeilijk toegankelijk bergland, met toppen tot boven 5000 meter.
Klimaat Temperatuur gemiddeld 30 graden Celsius. Regenval: aan de kust circa 200 mm per jaar, in de bergen 4000 mm per jaar.
Exportproducten zijn erts, olie, gas, hout, koper, nikkel, garnalen.

Tot slot

Professionalisering van het vrijwilligersbeleid is geen eenvoudig traject om uit te voeren, zeker niet voor een organisatie die alleen met vrijwilligers werkt. Het kost veel tijd en inzet om voor een organisatie goede functieomschrijvingen te maken en deze vervolgens te gebruiken in de contacten met de vrijwilligers. De voordelen zijn echter evident: duidelijkheid voor vrijwilligers en duidelijkheid voor de organisatie over de wederzijdse verwachtingen, en over de taken die een vrijwilliger op zich neemt. Belangrijker nog dan deze duidelijkheid, is de verbeterde motivatie van vrijwilligers en de bewuste keuzes die vrijwilligers maken om een taak op te pakken binnen de organisatie.

Auteurs
Drs. W.L. Bronsgeest is voorzitter van de Stichting Duurzame Samenleving Papua Barat (SDSP) en is tevens werkzaam als Manager bij het Centrum voor Proces en Productontwikkeling van de Belastingdienst.

C. Krahmer-Van Wolven is als Human Resource Manager werkzaam bij de Stichting Duurzame Samenleving Papua Barat (SDSP).

Bronnen
[1] Claudia.T.M.B. Krahmer-van Wolven, Vrijwilligersbeleid Stichting Duurzame Samenleving Papua Barat (SDSP), Hogeschool NTI, Personeelsmanagement / Personeel en Arbeid, Leiden, december 2005
[2] Ramses Man en Mark van Hemert, Motivatie en geefgedrag: kleinschalige particuliere initiatieven in de goede doelen branche, onderzoek in opdracht van de Donateursvereniging. Uitgevoerd door Delphi Fondsen- en ledenwerving, 23 mei 2006.
[3] Hinde Bouzoubaa & Madelief Brok, begeleider: Lau Schulpen. Particuliere initiatieven op het gebied van ontwikkelingssamenwerking - eindrapport geanonimiseerde versie -, CIDIN, Radboud Universiteit Nijmegen, oktober 2005
[4] Zie: www.civiq.nl
[5] Zie: www.nov.nl
[6] C. Hovenier, Rust in de tent, professioneel personeelsbeleid, in: Vice Versa, Vakblad Ontwikkelingssamenwerking, juni 2006, pagina 19
[7] Anita Peters, Kees van der Pijl, Monique van der Meulen, De WMO en nu? Vrijwillige inzet en de WMO, Notitie over de Wet op maatschappelijke ondersteuning en de mogelijke gevolgen voor vrijwillige inzet, CIVIQ, juni 2005

< Vorige		Volgende >